IPP SoftWorks DMS-Lösungen Erstgespräch

Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx

Ihr Archiv gehört Ihnen. Nicht dem Lizenzmodell.

Paperless-ngx ist das offene Dokumentenmanagement-System, das Belege, Verträge und Akten automatisch erkennt, einordnet und in Sekunden wiederfindet – ohne Lizenzkosten pro Nutzer. IPP SoftWorks plant, migriert und betreibt es für Ihr Unternehmen.

Erstgespräch vereinbaren So funktioniert es
  • Open Source (GPL-3.0)
  • Eigene Server oder IPP Private Cloud
  • Softwarehaus aus Kiel, seit 2008
0 € Lizenzkosten – egal, wie viele Menschen damit arbeiten
100+ Sprachen erkennt die integrierte Texterkennung (OCR)
PDF/A als Archivformat für Scans – das Original bleibt immer erhalten
2008 gegründet: IPP SoftWorks, Softwareentwicklung und Digitalisierung aus Kiel
  • Eingangsrechnungen
  • Verträge
  • Personalakten
  • Lieferscheine
  • Pläne & Zeichnungen
  • E-Mails & Anhänge
  • Bescheide
  • Angebote
  • Protokolle

Warum umdenken

Drei Gründe, warum Unternehmen ihr DMS neu aufstellen

Ein Dokumentenarchiv begleitet Sie zehn Jahre und länger. Umso wichtiger, dass Kosten, Datenhoheit und Betriebsort in Ihrer Hand bleiben.

01

Kosten, die mit jedem Arbeitsplatz wachsen

Viele DMS rechnen pro Nutzer und Modul ab. Paperless-ngx ist Open Source: Sie investieren in Einführung und Betrieb – nicht in jede weitere Kollegin und jeden weiteren Kollegen.

02

Daten, die im Format des Herstellers stecken

Paperless-ngx legt Originale und durchsuchbare Archivfassungen als ganz normale Dateien ab. Ein vollständiger Export ist jederzeit möglich – auch ohne uns.

03

Cloud-Zwang statt Wahlfreiheit

Sie entscheiden, wo Ihr Archiv läuft: im eigenen Serverraum, bei Ihrem IT-Dienstleister oder in der Private Cloud von IPP SoftWorks.

Der Unterschied auf einen Blick
Thema Klassisches Lizenz-DMS (typisch) Paperless-ngx mit IPP SoftWorks
Lizenzen Pro Nutzer und Zusatzmodul Keine Lizenzkosten
Datenablage Häufig herstellereigene Formate Offene Dateien: Original plus PDF/A
Betriebsort Zunehmend nur noch Hersteller-Cloud Eigene Server oder IPP Private Cloud
Schnittstellen Oft als kostenpflichtiges Modul Offene REST-API inklusive
KI-Funktionen Meist Aufpreis, Verarbeitung beim Anbieter Optional – und lokal betreibbar
Quellcode Geschlossen Öffentlich einsehbar und prüfbar

Funktionen

Alles, was ein DMS im Alltag leisten muss

Paperless-ngx wird seit Jahren aktiv weiterentwickelt. Was Ihre Teams davon täglich spüren:

Texterkennung (OCR)

Jeder Scan wird durchsuchbar – in über 100 Sprachen. Aus Papier und Bild-PDFs entstehen Archivdateien im PDF/A-Format.

Automatische Einordnung

Das System lernt aus Ihrer Ablage und vergibt Korrespondent, Dokumenttyp, Tags und Speicherpfad selbstständig.

Volltextsuche

Suchen Sie nach jedem Wort in jedem Dokument – mit Filtern, hervorgehobenen Treffern und gespeicherten Ansichten für wiederkehrende Fragen.

E-Mail-Import

Postfächer werden überwacht, Anhänge und ganze E-Mails nach Ihren Regeln automatisch archiviert – etwa das Rechnungspostfach.

Workflows

Auslöser und Aktionen statt Handarbeit: Dokumente zuweisen, Rechte setzen, Kolleginnen und Kollegen benachrichtigen, Drittsysteme anstoßen.

Eigene Felder

Rechnungsnummer, Betrag, Vertragsende, Projekt: Sie definieren die Metadaten, die Ihr Geschäft braucht – und filtern danach.

Rechte, SSO und 2FA

Benutzer, Gruppen und Berechtigungen bis auf das einzelne Dokument. Anmeldung über Ihr zentrales Login (OpenID Connect) und Zwei-Faktor-Schutz.

Barcodes und Stapelscan

Trennblätter teilen den Stapel in Einzeldokumente, Archivnummern verbinden Datei und Papierordner, doppelseitige Scans werden zusammengeführt.

Freigabelinks

Einzelne Dokumente sicher mit Externen teilen – mit Ablaufdatum und zentraler Übersicht, wer worauf Zugriff hat.

Optional: Künstliche Intelligenz

KI, die im eigenen Haus bleibt

Seit Version 3 bringt Paperless-ngx KI-Funktionen von Haus aus mit. Sie sind standardmäßig ausgeschaltet – und laufen auf Wunsch vollständig auf lokalen Sprachmodellen, ohne dass ein Dokument Ihr Netzwerk verlässt.

  • Vorschläge für Titel, Tags, Korrespondent und Dokumenttyp
  • Dokumenten-Chat: Fragen in natürlicher Sprache, Antworten mit Quellenverweis
  • Modell Ihrer Wahl: lokal über Ollama oder über eine angebundene Schnittstelle

So funktioniert es

Vom Posteingang ins Archiv – ohne Handarbeit

1 · Eingang

Scanner, E-Mail-Postfach, Upload im Browser oder Schnittstelle

2 · Erkennen

Die Texterkennung macht jede Seite durchsuchbar

3 · Einordnen

Korrespondent, Typ und Tags werden automatisch vergeben

4 · Weiterleiten

Workflows weisen zu, setzen Rechte und informieren die Zuständigen

5 · Finden

Volltext, Filter und gespeicherte Ansichten – am PC und mobil im Browser

Unsere Leistungen

Ein Partner von der Idee bis zum Betrieb

Open Source heißt nicht Selbstbau. Wir kennen Dokumentenmanagement aus langjähriger Projektpraxis – und übernehmen alles, was aus guter Software eine tragfähige Unternehmenslösung macht.

Erstgespräch vereinbaren
  1. 01

    Analyse und Konzept

    Dokumentarten, Ablagestruktur, Rechte und Aufbewahrungsfristen – sauber geplant, bevor das erste Dokument importiert wird.

  2. 02

    Installation und Hosting

    Auf Ihren eigenen Servern oder in unserer Private Cloud – inklusive Updates, Überwachung und Datensicherung.

  3. 03

    Migration Ihres Bestands

    Wir überführen Archive samt Indexdaten – aus DocuWare und anderen DMS ebenso wie aus gewachsenen Ordnerstrukturen und PDF-Sammlungen.

  4. 04

    Integration und Entwicklung

    Als Softwarehaus binden wir ERP, Fachanwendungen, Scanner und Postfächer über die offene Schnittstelle an – und entwickeln, was im Standard fehlt.

  5. 05

    KI-Erweiterung

    Lokale Sprachmodelle für Vorschläge und Dokumenten-Chat – eingerichtet und abgestimmt auf Ihre Dokumente und Ihren Datenschutz.

  6. 06

    Schulung und Support

    Einweisung für Ihre Teams, verständliche Dokumentation und feste Ansprechpartner in Kiel.

Ablauf

In vier Schritten zum neuen DMS

  1. 1

    Erstgespräch

    Wir lernen Ihre Dokumente, Abläufe und Ihr heutiges System kennen – und sagen offen, ob Paperless-ngx zu Ihnen passt.

  2. 2

    Pilot mit echten Dokumenten

    Eine Testumgebung mit einer Auswahl Ihrer Unterlagen zeigt, wie Erkennung, Einordnung und Suche bei Ihnen funktionieren.

  3. 3

    Migration und Einführung

    Der Bestand zieht um, Workflows und Rechte werden eingerichtet, Ihre Teams geschult. Das Altsystem bleibt bis zur Abnahme verfügbar.

  4. 4

    Betrieb und Ausbau

    Wir halten das System aktuell und sicher – und erweitern es, wenn neue Abteilungen, Schnittstellen oder KI-Funktionen dazukommen.

Sicherheit und Compliance

Ehrlich gesagt: GoBD-konform ist ein Prozess, kein Produkt

Keine Software ist für sich allein GoBD-konform – eine offizielle Zertifizierung gibt es nicht. Entscheidend ist, wie das System eingerichtet, betrieben und dokumentiert wird. Genau dort setzen wir an.

Hinweis: Unsere Leistungen ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Wir stimmen das Konzept gern mit Ihrer Steuerberatung ab.

  • RechtekonzeptKeine Löschrechte für aufbewahrungspflichtige Belege
  • Unveränderbare AblageSpeicher mit Schreibschutz (WORM / Object Lock)
  • ÄnderungsverlaufJede Änderung am Dokument wird protokolliert
  • Getrennte DatensicherungBackups außerhalb des Archivsystems, regelmäßig geprüft
  • VerfahrensdokumentationWir liefern die technischen Bausteine und unterstützen bei der Erstellung
  • DatenhoheitIhre Dokumente liegen dort, wo Sie es festlegen – auch bei KI-Nutzung

Häufige Fragen

Was Entscheider vorab wissen wollen

Was kostet Paperless-ngx?
Die Software selbst ist Open Source (GPL-3.0) und kostet keine Lizenzgebühren. Kosten entstehen für Konzept, Einrichtung, Migration und den laufenden Betrieb. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihrem Dokumentenvolumen und Ihren Anforderungen passt.
Ist ein Open-Source-DMS für Unternehmen wirklich geeignet?
Ja – mit Mehrbenutzerbetrieb, Berechtigungen, zentralem Login, Workflows und offener Schnittstelle bringt Paperless-ngx mit, was Unternehmen brauchen. Was Open Source nicht mitliefert, ist ein Hersteller, der Verantwortung übernimmt. Diese Rolle übernehmen wir: mit Konzept, Betrieb und Support.
Können wir unser bestehendes Archiv mitnehmen?
In aller Regel ja. Wir exportieren Dokumente und Indexdaten aus dem Altsystem, ordnen sie der neuen Struktur zu und importieren sie nach Paperless-ngx. Wie aufwendig das wird, klären wir im Pilot mit einem Ausschnitt Ihres Bestands.
Wo liegen unsere Daten?
Dort, wo Sie es entscheiden: auf Ihren eigenen Servern, bei Ihrem IT-Dienstleister oder in der Private Cloud von IPP SoftWorks. Die Dokumente liegen als normale Dateien vor, die Sie jederzeit vollständig exportieren können.
Müssen wir die KI-Funktionen nutzen?
Nein. Die KI-Funktionen sind standardmäßig ausgeschaltet. Die automatische Einordnung funktioniert auch ohne sie – über ein Lernverfahren, das vollständig auf Ihrem Server läuft. KI ist ein Ausbauschritt, den Sie später gehen können.
Was passiert, wenn wir irgendwann wechseln möchten?
Dann nehmen Sie alles mit. Paperless-ngx exportiert Dokumente samt Metadaten in offenen Formaten. Sie sind weder an die Software noch an uns gebunden – wir möchten, dass Sie bleiben, weil es gut läuft.

Kontakt

Sprechen wir über Ihr Archiv.

Erzählen Sie uns kurz, wo Sie heute stehen – ob Neueinführung, Ablösung eines bestehenden Systems oder erst einmal eine Einschätzung. Wir melden uns mit einem Terminvorschlag.

Ihr Ansprechpartner

Marco BeyerGeschäftsführerm.beyer@ipp-softworks.com
+49 431 649 59 44 Rendsburger Landstr. 196–198, 24113 Kiel

Erstgespräch anfragen

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