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Elektronische Signatur

Dokumente mit unterschiedlichen Signaturtypen einfach signieren

Elektronische Signaturen für Dokumente im Workflow

Im digitalen Büro gehören elektronische Signaturen inzwischen zum täglichen Geschäft. Sie reduzieren die Papiermenge und vereinfachen den sicheren Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen. Der DocuWare® Signature Service sorgt dafür, dass Ihre Dokumente über einen geprüften Trust Service Provider signiert werden.

Durch die Integration von Signaturanbietern wie Validated ID oder DocuSign in einen DocuWare®-Workflow werden Dokumente automatisch zwischen DocuWare® und dem Trust Service Provider ausgetauscht. Der Unterzeichner wird benachrichtigt, wenn die Dokumente unterschriftsreif sind.

Signaturverfahren und Sicherheitslevel

Mit DocuWare® können Sie verschiedene Signaturanbieter mit unterschiedlichen Optionen einbinden. Das bietet die nötige Sicherheit und Flexibilität für Ihr Unternehmen.

Bei Validated ID wählen Sie, ob ein Dokument zum Beispiel per SMS-Code freigegeben wird (Option Remote) oder direkt auf einem Tablet unterzeichnet (Biometrisch). Das Identitäts-Zertifikat wird zentral hinterlegt, so dass der Benutzer sich jederzeit zum Signieren authentifizieren kann.

DocuSign sendet zum Signieren eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Der Benutzer authentifiziert sich unter anderem per SMS oder Telefon. Es lassen sich zusätzlich zu einer vollständigen Signatur auf der Signaturseite eines Dokuments auch Initialen auf verschiedenen Seiten einfügen. Wenn mehrere Unterzeichner beteiligt sind, kann dies im Workflow abgebildet werden.

Einfach, fortgeschritten und qualifiziert

Jede Signatur-Sicherheitsstufe lässt sich mit DocuWare® realisieren. Der getippte Name unter einer E-Mail oder ein Stempel in DocuWare® sind Beispiele für eine einfache Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur muss verschlüsselt werden, wobei ein Teil des Schlüssels nur dem Unterzeichner zugänglich ist. Bei einer qualifizierten Signatur wird zusätzlich die Identität des Unterzeichners mit einem Zertifikat geprüft, das bei einem Signaturdienstleister hinterlegt ist.

Zuhause in der Cloud

Wie DocuWare® Cloud ist auch der DocuWare® Signature Service bei Microsoft® Azure® gehostet. Einzige technische Voraussetzung für die Nutzung ist eine Internetverbindung.

Signieren per Handy

Je nach gewählter Signaturoption reicht ein Smartphone, um in DocuWare® zu unterzeichnen. Der gesetzliche Rahmen dafür ist in der EU-Verordnung eIDAS festgehalten (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).

Marco Beyer, CEO

Sie möchten sich individuell und persönlich beraten lassen?

Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne dabei elektronische Signaturen auf Basis eines DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen. Rufen Sie uns einfach unter

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Ihr Marco Beyer
Geschäftsführer

Die Lösung

  • 22.03.2022

Unterschreiben Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und stellen Sie die Echtheit wichtiger Business-Dokumente sicher. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sind Ihre Dokumente rechtskräftig und werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht.

  • Sie sammeln die Unterschriften zu einem Dokument
    von allen relevanten Mitarbeitern zeitnah ein.
  • Signieren Sie ganz unterschiedliche Dokumente wie Reisekostenabrechnungen oder Verträge
  • Sie legen die Zertifikate für eine Signatur beim
    externen Dienstleister zentral ab, so dass diese jederzeit
    abgerufen werden können.
  • Sie speichern das Dokument zusammen mit der
    Signatur revisionssicher im Archiv

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