Dokumentenmanagement

Informationen zentral verwalten - schnell finden - standortunabhängig nutzen

Die Digitalisierung beeinflusst bereits unseren täglichen Ablauf. Dennoch sind in vielen Geschäftsbereichen unnötig viele Papierdokumente vorhanden und Prozesse, die automatisiert werden könnten, werden immer noch manuell durchgeführt. Das Ergebnis sind überquellende Papierstapel, verlängerte Verarbeitungszeiten und ein Mangel an Übersichtlichkeit. Es ist essentiell, dass Unternehmen heute ihre Abläufe optimieren und effektiv gestalten, um in der sich rasch ändernden Geschäftsumgebung bestehen zu können. Ohne die Digitalisierung interner Vorgänge ist ein zukunftsorientierter Betrieb kaum denkbar. Ein Schritt in diese Richtung ist die Implementierung eines digitalen Dokumenten- und Prozessmanagements.

Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt zur Implementierung eines solchen Systems. Ziehen Sie Nutzen aus unserer umfangreichen Expertise und treten Sie noch heute mit uns in Verbindung – denn der Beginn von Neuerungen ist immer der erste Schritt!

Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erlaubt es Ihnen, alle Informationen und Dokumente zentral zu archivieren. Es macht keinen Unterschied, in welchem Format diese existieren. Physische Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Lieferscheine, die per Post oder Fax ankommen, können gescannt, getaggt und im digitalen Speicher hinterlegt werden. Elektronische Dateien wie E-Mails, PDFs, Bürodokumente, digitale Formulare und Daten aus ERP-Systemen können mühelos per Drag & Drop oder durch Programmschnittstellen im DMS gespeichert werden. Ein DMS ist jedoch nicht bloß eine digitale Aufbewahrungslösung; es bietet mehr. Es erlaubt die Automatisierung von Workflows, die Weiterleitung, Freigabe, Bearbeitung und Suche von Dokumenten sowie eine kontrollierte Zugriffsüberwachung.

Ein weiterer Pluspunkt: Sie können von überall – ob unterwegs, im Home Office oder über verschiedene Geräte – auf das DMS zugreifen. Nach der Nutzung der Dokumente werden diese gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien sicher archiviert und Löschtermine festgelegt.

Was ist bei der Auswahl einer DMS-Software zu beachten?

Die richtige DMS-Software ist für den Erfolg Ihres Projektes unerlässlich. Teilen Sie uns Ihre Zielsetzungen bei der Implementierung eines DMS mit, und wir präsentieren Ihnen die besten Strategien und Ansätze für eine maßgeschneiderte Lösung. Möchten Sie in erster Linie eine zentrale digitale Datenquelle erstellen? Oder liegt der Fokus vorerst auf der Verbesserung interner Abläufe? Oder planen Sie, beides gleichzeitig in Angriff zu nehmen? Auch interne Faktoren spielen eine Rolle. Wie viele Personen werden das System nutzen? Gibt es bestehende Softwarelösungen, die über gängige Schnittstellen integriert werden können?

Wichtige Kriterien zur Auswahl einer geeigneten DMS-Software sind:

Benutzerfreundlichkeit

Das Hauptaugenmerk für die Akzeptanz einer neuen Software in einem Unternehmen liegt auf ihrer Benutzerfreundlichkeit. Zu Beginn könnten einige Kollegen dem Dokumentenmanagement gegenüber zurückhaltend sein. Eine überzeugende Benutzeroberfläche ist jedoch der Weg zum Erfolg.

Schnittstellen

In Ihrem Unternehmen nutzen Sie wahrscheinlich schon verschiedene Softwarelösungen, etwa ein ERP-System oder ein Warenwirtschaftssystem. Für den vollen Nutzen Ihres DMS ist es essenziell, dass Schnittstellen zu diesen Anwendungen bereits vorhanden sind oder erstellt werden können.

Sicherheit

Es ist essenziell, dass die gespeicherten Dokumente durch Maßnahmen wie Zugriffskontrollen und Rechteverwaltung gegen unerlaubte Zugriffe geschützt sind. Parallel dazu ist es wichtig, die Daten vor Verlust zu bewahren, was durch regelmäßige Sicherungskopien und die Dokumentation von Modifikationen gewährleistet wird.

Funktionen der Software

Von Anfang an integriert sein sollten Funktionen wie ein einfacher Datenimport (mittels Drag & Drop, Auto-Tagging, Scanner-Integration usw.), eine leistungsfähige Suche, ein detailliertes Rechteverwaltungssystem, eine revisionssichere Archivierung sowie die Option zur Einbindung von Workflows.

Lizenzmodell

Die Anzahl der Mitarbeiter, die das System nutzen werden, ist hier ein entscheidender Faktor. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die nicht durchgängig das System nutzen, könnten Concurrent Lizenzen von Vorteil sein. Bei diesem Modell teilen sich verschiedene Nutzer eine Lizenz und greifen nacheinander darauf zu.

Software- & Projektsupport

Technische Schwierigkeiten können bei jeglicher Software auftreten und sind oft unvermeidlich. Deswegen ist es entscheidend, einen DMS-Anbieter an der Seite zu haben, der bei solchen Problemen hilft. Das Vorhandensein eines technischen Supports sollte daher bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.

Unterstützte Dateitypen

Das System sollte nicht nur in der Lage sein, Textdokumente wie PDFs und Word-Dateien zu verarbeiten, sondern auch E-Mails, Bilder, Excel-Tabellen, Web-Dokumente und dergleichen zu speichern.

Flexibilität

Da jedes Unternehmen einzigartig ist und sich die Bedürfnisse unterscheiden, ist es entscheidend, dass die DMS-Software anpassungsfähig und auf individuelle Anforderungen zugeschnitten werden kann.

Rechtliche Aspekte

Um rechtliche Anforderungen wie GoBD, DSGVO, GDPdU und andere zu erfüllen, reicht allein die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems nicht aus. Aspekte wie eine Verfahrensdokumentation sind ebenso relevant. Es ist daher essenziell, sich im Voraus zu vergewissern, ob das System die gesetzlichen Anforderungen, wie zum Beispiel eine revisionssichere Speicherung, erfüllen kann.

System-Offenheit

Zu Beginn erscheint dieser Aspekt vielleicht nicht so wichtig, doch es ist klug, sich frühzeitig darüber zu erkundigen, wie der Datenzugriff funktioniert, sollte man in Erwägung ziehen, zu einer anderen Software zu wechseln. Andernfalls riskiert man im schlimmsten Fall den Verlust jahrelang gesammelter Daten oder man wird gezwungen, unfreiwillig bei der bisherigen Lösung zu verharren.

Sie möchten sich individuell und persönlich beraten lassen?

Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne dabei die für Sie passende Dokumentenmanagement-Lösung zu finden. Rufen Sie uns einfach unter

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Ihr Marco Beyer
Geschäftsführer

IPP SoftWorks GmbH

Digitale Dokumente & Prozesse.

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