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Smarte Dokumente

Gut aufgestellt mit smarter Dokumentorganisation

Geschäftsunterlagen sicher verwalten, schnell finden und clever nutzen. Jederzeit und überall.

Optimal organisierte und verfügbare Informationen sind für erfolgreiche Geschäftsprozesse elementar. Häufig aber liegen benötigte Dokumente erst nach zeitraubenden Suchaktionen vor: Unstrukturierte Dateiverzeichnisse und E-Mail-Postfächer verhindern schnelles Finden, Versionskontrolle und Transparenz. Gleichzeitig ist viel zu viel Papier im Umlauf und wird wie eh und je in Aktenordnern verstaut. Dabei setzten Unternehmen nicht nur fahrlässig ihre Produktivität, sondern auch Datensicherheit und Compliance aufs Spiel.

DocuWare® für Smarte Dokumentorganisation bietet Ihnen ein sicheres, einfach durchsuchbares Domizil für alle Geschäftsunterlagen, webbasierten Zugriff, schnelle Aufgabenzuweisungen und effiziente digitale Workflows. Damit Sie umgehend profitieren können, ist die Lösung sofort und ohne Konfigurationsaufwand einsatzbereit.

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher durch mobile, ortsunabhängige Teams. Egal ob diese im Büro, von unterwegs oder vom Homeoffice aus zusammenarbeiten.

Gute Organisation ist das A und O

Angebote vergleichen, Aufträge schreiben, Verträge kündigen — wer die richtigen Informationen nicht parat hat, wenn er sie braucht, hat viel zu verlieren: Zeit und Geld, Kunden und Effizienz und nicht zuletzt viele Nerven. Dabei lässt sich produktives Dokumenten-Management leichter realisieren als gedacht.

Herausforderungen einfach meistern

Ordnung schaffen

Setzten Sie dem Papier- und Dateichaos ein Ende und befördern Sie Ihre Dokumentablage durch einfaches Indexieren und Archivieren aufs nächste Level.

Doppelablagen beseitigen

Legen Sie jedes Dokument nur einmal ab, aber greifen Sie über beliebig viele, flexibel definierbare Ordner darauf zu, etwa über spezifische Firmen- oder Projektordner.

Ortsunabhängig zusammenarbeiten

Teilen, kommentieren und genehmigen Sie Dokumente webbasiert und setzen Sie Aufgaben auch mobil und im Homeoffice fort.

Zugriffsberechtigungen steuern

Nicht jede Information, ist für jeden relevant: Grenzen Sie ein, wer ein Dokument lesen oder bearbeiten darf — auch zeitlich begrenzt.

Reaktionszeiten minimieren

Nutzen Sie praktische Tools wie Listen, die sich selbstständig aktualisieren und Dokumente, die sich automatisch verknüpfen, um Informationen umgehend abzurufen. Oder suchen Sie einfach nach einem beliebigen Stichwort, Datum oder Betreff.

Versionskontrolle erzeugen

Speichern Sie geänderte Unterlagen automatisch als neue Version. Stellen Sie eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumenthistorie sicher.

Fristen einhalten

Lassen Sie sich automatisch benachrichtigen, sobald ein Vertrag ausläuft, eine Rechnung fällig ist oder der Aufbewahrungszeitraum eines Dokuments endet.

Freigabeworkflows optimieren

Befreien Sie sich von unübersichtlichen E-Mail-Verläufen, wenn Sie Feedback einholen und erfassen Sie den Status auf einen Blick.

Rechtskonform aufbewahren

Lassen Sie Compliance- Sorgen hinter sich und stellen auf unkomplizierte Weise sicher, dass gesetzliche Dokumentations- und Datenschutzrichtlinien gewährleistet sind.

Informationssicherheit gewinnen

Verhindern Sie willkürliches Löschen genauso wie geschäftskritischen Datenverlust durch Gefahren wie Viren, Schadsoftware, Diebstahl oder Naturkatastrophen.

Marco Beyer, CEO

Sie möchten sich individuell und persönlich beraten lassen?

Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne dabei, wie Sie ihre Geschäftsunterlagen auf Basis einer Dokumentenmanagement-Lösung sicher verwalten können. Rufen Sie uns einfach unter

(0431) 649 59 44 an oder

Schreiben Sie uns


Ihr Marco Beyer
Geschäftsführer

Die Lösung

  • 22.03.2022

DocuWare® für Smarte Dokumentorganisation bietet zentrale Funktionen, um allgemeine Geschäftsdokumente sicher zu archivieren und clever zu nutzen, z. B. durch die Überwachung von Fälligkeiten und effizientes Vertragsmanagement.

  • Geschäftsunterlagen jeder Art zentral erfassen, archivieren und wiederfinden
  • Zugriffsberechtigungen genau kontrollieren und maximale Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten
  • Dokumente im Browser abrufen, bearbeiten und freigeben — von jedem Standort aus
  • Wiedervorlagen automatisieren und Fälligkeiten überwachen
  • Genehmigungen über schnelle digitale Workflows einholen
  • Entscheidungen dank digitaler Stempel und Anmerkungen sofort nachvollziehen
  • Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien einfach erfüllen

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